Gå till innehåll

Personuppgiftspolicy

Om personuppgifter

Personuppgifter är all information som kan användas för att identifiera en enskild levande person. Uddevalla Hamnterminal AB, 556064-2745, är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter.

Hur samlar vi in personuppgifter?

Vi samlar in personuppgifter när vi är i kontakt med dig som är anställd på ett företag som är en potentiell eller befintlig kund eller leverantör till oss, när vi träffas eller är i kontakt med varandra på annat sätt. Vi sparar även personuppgifter från när du fyller i och skickar in ett av våra webbformulär, som exempelvis offertförfrågan, registrering för nyhetsbrev eller jobbansökan.

Vem delar vi informationen med?

Vi delar som regel inte med oss av dina personuppgifter utanför Uddevalla Hamnterminals organisation. Inom Uddevalla Hamnterminals organisation har endast de personer med behörighet, som sätts utefter behov, åtkomst till sparade personuppgifter.

Vi kan behöva dela med oss av personuppgifter till myndigheter och försäkringsbolag för fullgörande av våra avtal, t.ex. för hantering av försäkringar och pensioner.

Säkerhet

Uddevalla Hamnterminal har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot förlust, missbruk, obehörig åtkomst, avslöjande, ändring och förstörelse.

Uddevalla Hamnterminals medarbetare, uppdragstagare och dess leverantörer är skyldiga att följa Uddevalla Hamnterminals regler för informations- och IT-säkerhet, personuppgiftspolicy och andra interna föreskrifter som ytterligare reglerar behandlingen av personuppgifter. Det förekommer även sekretessavtal för de leverantörer där det är tillämpligt.

Behandling av personuppgifter:

 

Syfte

  • Säkerställa att endast behöriga personer har tillträde till Uddevalla hamns hamnområde.
  • Bedriva övervakning enligt tull och lagkrav samt förhindra brott. Övervakning sker genom kameraövervakning, passageloggar och gods och fordonskontroller.

Kategori av uppgifter

Namn, adress, telefonummer, befattning. Vid utfärdande av passerkort sparas de sex första sifforna i personummret.

Laglig grund

Samtycke

Gallring

Gallring av personuppgifter sker efter avslutat uppdrag.

Syfte

  • Informera om Uddevalla Hamnterminal, kommunicera och upprätthålla en relation.
  • Uppfylla våra åtaganden i en rekryteringsprocess.

Kategori av uppgifter

Namn, e-post adress, adress, telefonummer, CV och eventuellt personligt brev.

Laglig grund

  • Fullgörande av avtal vid rekryteringsprocess.
  • Samtycke vid spontanansökan.

Gallring

  • Efter avslutad rekrytering arkiveras uppgifterna i max två år, med syfte att kunna användas vid ett eventuellt överklagande av rekryteringen enligt till exempel diskriminerings­lagstiftningen.
  • Spontanansökningar som inkommit via webbformulär, alternativ inkommit till oss via e-post eller fysiskt, sparas i 12 månader.

Syfte

  • Marknadsföra Uddevalla Hamnterminal och upprätthålla en relation.
  • Planera, arrangera, bjuda in till och utvärdera marknadsaktiviteter.
  • Upprätta och dokumentera ingångna avtal, teknisk och administrativ information.
  • Uppfylla våra åtaganden i våra offerter och avtal. Ta emot och svara på ärenden.
  • Administrera uppdragstagare och leverantörer. Hantera projekt, instruktioner, resursplanering och statistik.
  • Förhindra brott genom kameraövervakning.
  • Hantera inköp, serviceavtal, samt ta emot och hantera leverantörsfakturor.
  • Ge behörighet till Uddevalla Hamnterminals system, så som passersystem, programvaror, IT-system.
  • Ge åtkomst till lokaler och konfidentiell information.

Kategori av uppgifter

  • Namn, e-post adress, företag, befattning, adress.
  • Inloggningsuppgifter
  • Passageloggar
  • Åtgärdsloggar

Laglig grund

Avtal

Gallring

  • Personuppgifter; gallras normalt 12 månader efter avslutat uppdrag. Med undantag för eventuella tvister eller legala förpliktelser, så som bokföringsunderlag.
  • Inkommande och utgående epost­korrespondens gallras normalt 12 månader efter avslutat uppdrag. Med undantag för eventuella tvister eller legala förpliktelser, så som bokföringsunderlag.
  • Avtal gallras gallras normalt 12 månader efter avslutat uppdrag. Med undantag för eventuella tvister eller legala förpliktelser, så som bokföringsunderlag.
  • Passageloggar gallras automatiskt efter max 12 månader.
  • Bokföringsunderlag sparas i enlighet var tid med gällande lagstiftning.

Syfte

Marknadsföra Uddevalla Hamnterminal och upprätthålla en relation.

Kategori av uppgifter

Namn, e-post adress. Företag och befattning i de fall detta är uppgett vid registrering.

Laglig grund

Intresseavvägning. Opt-out är möjlig när som helst genom att avregistera sig för utskick från oss.

Gallring

Vid opt-out eller när e-post studsar.

Syfte

  • Marknadsföra Uddevalla Hamnterminal, kommunicera och upprätthålla en relation till medarbete.
  • Planera och fördela arbete.
  • Planera, arrangera, bjuda in till och utvärdera fysiska och digitala aktiviteter.
  • Upprätta och dokumentera ingångna avtal, teknisk och administrativ information.
  • Administrera personal, uppdragstagare och leverantörer. Hantera interna projekt, instruktioner, resursplanering och statistik.
  • Övervakning och kontroller av företagets IT och telefoni-utrustning, lokaler och område.
  • Ge behörighet till Uddevalla Hamnterminals IT-system.
  • Kundsystem, lokaler och konfidentiell information med spårbarhet.
  • Uppfylla våra åtaganden, löner, försäkringar och rehabilitering i anställnings- och uppdragsavtal.

Kategori av uppgifter

  • Namn, adress, telefonnummer, befattning, personummer.
  • Inloggningsuppgifter
  • Samtalsloggar
  • Passageloggar
  • Åtgärdsloggar
  • Kontaktuppgifter anhöriga
  • Information för löneutbetalning
  • Känsliga uppgifter; såsom hälsa.

Laglig grund

Avtal, enligt rättslig förpliktelse och för att följa gällande tullregler.

Gallring

  • Epostkonto och personliga dokument gallras 4 månader från att anställningen avslutats.
  • Känsliga uppgifter gallras när de inte behövs, enligt MBL eller för rehabilitering.
  • Personuppgifter gallras normalt inom 4 månader efter att anställningen upphört. Undantag gäller exempelvis uppgifter om anställningstid, anställningsavtal som bör sparas till individens pensionsålder i enlighet med LAS.
  • Passerloggar gallras efter max 12 månader.
  • Löneunderlag sparas i 10 år enligt gällande lagstiftning, på grund utav ostridig lönefordran.
  • Årsredovisningar och styrelseprotokoll gallras inte.

Dina rättigheter enligt GDPR

Här finner du instruktioner hur du gör för att nyttja dina rättigheter enligt dataskyddslagstiftningen som träde i kraft den 25 maj 2018. Se kontaktinformation för åberopande av dina rättigheter under ”Kontaktinformation”. Notera dock att en begränsning eller radering av dina personuppgifter enligt nedan kan innebära att Uddevalla Hamnterminal inte kommer att kunna tillhandahålla våra tjänster till dig.

Återkalla samtycke

Du kan när som helst återkalla ditt samtycke för personuppgiftsbehandling. Återkallelse av samtycke görs via e-postadress nedan, du kan även svara på våra utskick eller använda avregisteringslänken i dessa. Ditt ärende hanteras normalt inom 30 dagar.

Invända mot och begränsa behandling av personuppgifter

Du har rätt att invända mot personuppgiftsbehandlingar som stödjer sig på en intresseavvägning. Du har även rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. För de fall där Uddevalla Hamnterminal har berättigade skäl som överväger integritetsintresset, kan vi fortsätta att behandla dina uppgifter trots att du har motsatt dig detta. Ditt ärende hanteras normalt inom 30 dagar.

Registerutdrag

Du har rätt att få ett registerutdrag med dina personuppgifter som vi behandlar. Begäran om registerutdrag skickas via brev till adressen nedan, svaret skickas till din folkbokföringsadress. Det går också bra att skicka e-post till adressen nedan, svaret kommer då till din e-postadress. Ditt ärende hanteras normalt inom 30 dagar.

Rättelse

Du har rätt att få en felaktig eller ofullständig personuppgift om dig rättad. Begäran om rättelse skickas till oss via e-postadress nedan. Ditt ärende hanteras normalt inom 30 dagar.

Radering

Du har under vissa omständigheter rätt att få dina personuppgifter raderade. Denna rätt gäller inte då vi t.ex. enligt lag är skyldiga att spara uppgifterna. Begäran om radering skickas till oss via e-postadress under ”Kontaktuppgifter” nedan. Ditt ärende hanteras normalt inom 30 dagar.

Överföring av uppgifter

Du har rätt att få de personuppgifter som du själv tillhandahållit till oss överförda i ett strukturerat format (dataportabilitet) till annan personuppgiftsansvarig. Begäran om överföring skickas via brev till adressen nedan, svaret skickas till din folkbokföringsadress. Ditt ärende hanteras normalt inom 30 dagar.

Klagomål

Om du är missnöjd med hur vi behandlar dina personuppgifter har du möjlighet att göra en anmälan till Integritetsskyddsmyndigheten som är tillsynsmyndighet.

Kontaktinformation

Du är välkommen att kontakta oss om du har frågor om vår personuppgiftpolicy eller vår behandling av dina personuppgifter, eller om du vill åberopa dina rättigheter enligt tillämplig dataskyddslagstiftning är du välkommen att kontakta oss.

Uddevalla Hamnterminal AB
Bastiongatan 5
451 50 Uddevalla

E-post: info@uddevalla-hamn.se

Sidinformation

Senast uppdaterad:
2024-02-07
Publicerad:
2024-02-07